За целите на проверката всеки бизнес партньор на „БМФ ПОРТ БУРГАС“АД е необходимо да представи следните документи:
- Попълнен и подписан от законен/упълномощен* представител на дружеството формуляр „Въпросник за надлежна проверка“ (Приложение № 1);
- Попълнена и подписана от законен/упълномощен представител на дружеството Декларация за действителни собственици (Приложение № 2);
- Копие от акт за учредяване на дружеството (ако има такъв) и актуално удостоверение за актуално състояние;
- Копие от меморандум и устав на дружеството, учредителен договор и правилник или еквивалентни учредителни документи;
- Доказателства за адрес на регистрация и място на основна стопанска дейност;
- Копие от регистъра на директорите и/или висшите служители на дружеството или удостоверение за назначаване на длъжността, или извлечение от съответен търговски регистър, или подписано решение на дружеството, в което са изброени всички директори и висши служители на дружеството;
- С изключение на публичните дружества, регистрирани на регулиран пазар, копие (или съответно извлечение) от регистъра на акционерите на дружеството, във всеки случай подписано от секретаря или директора на дружеството, потвърждаващо пълните им имена и съответните проценти от тяхната собственост. Като алтернатива, може да се представи и актуално извлечение от съответния търговски регистър, в което се посочват акционерите на дружеството. За компании, които са публично регистрирани на регулиран пазар, е достатъчно доказателство за регистрацията на компанията. За субекти, които са обединения или партньорства, се изисква подходящо доказателство за притежаваните дялове в обединението/партньорството, като например копие от договора за създаване на обединението/партньорството;
- Потвърждение на пълното име(на) на всички крайни действителни собственици на компанията, т.е. всяко физическо лице, което самостоятелно или съвместно с други лица (а) упражнява действителен контрол върху управлението на дружеството, или (б) притежава или контролира (пряко или непряко) 25% или повече от акциите или правата на глас в дружеството, или (в) по друг начин контролира дружеството. В случаите на споразумение или подобен документ между крайния действителен собственик и всеки такъв регистриран собственик, следва да бъдат разкрити подробности за това;
- Попълнена и подписана от законен/упълномощен представител и от действителните собственици на дружеството Декларация за видна политическа личност - Приложение №4.
- Попълнена и подписана от законен/упълномощен представител Декларация за произход на средства - Приложение №3. Декларацията се представя само от клиенти на „БМФ ПОРТ БУРГАС“АД - изпращачи/получатели на товари и всички други лица, на които дружеството предоставя пристанищни услуги..
* В случаите, когато документите се подписват от упълномощен представител, последният трябва да предостави и копие от документ, удостоверяващ неговата представителна власт.
Документите по т.1, 3 и 5 по-горе се изискват и по отношение на всяко свързано дружество на съответния бизнес партньор.
Проверката се извършва с оглед идентифициране на всички санкционирани субекти (физически лица, групи, дружества, товари и други), които подлежат на приложими икономически, търговски, дипломатически и други правни санкции. За тази цел клиентите и доставчиците на стоки и услуги следва да попълнят и подпишат Декларация за липса на наложени санкции - Приложение № 5.
След приключване на първоначалния преглед на представените документи „БМФ ПОРТ БУРГАС“АД си запазва правото да поиска всякаква допълнителна документация, удостоверения или информация с цел идентифициране на съответния бизнес партньор и на неговите крайни действителни собственици и установяване на тяхната надеждност и сигурност.
„БМФ ПОРТ БУРГАС“ АД има право по своя преценка, без предизвестие и/или обезщетение, да прекрати договорните си отношения с лица, групи и компании, които са обект на икономически, търговски, дипломатически и други правни санкции.
На всеки дванадесет месеца бизнес партньорите на „БМФ ПОРТ БУРГАС“АД следва да декларират дали няма промени в предоставената във връзка с извършваните проверки информация, за което представят попълнена и подписана Декларация за потвърждение на предоставената информация – Приложение №7. В случай на промяна в предоставената информация, бизнес партньорите следва незабавно да предоставят актуални данни и документи. .
Във връзка с извършваните проверки „БМФ ПОРТ БУРГАС“ АД обработва лични данни на законни и упълномощени представители, директори, висши служители, акционери, съдружници и действителни собственици на своите бизнес партньори. Подробна информация относно видовете лични данни, начините на обработването им и правата за защита на субектите, чиито лични данни се обработват, е посочена в Приложение № 6 – Информация за защита на лични данни
Приложение № 1 – Въпросник за надлежна проверка;
Приложение № 2 – Декларация за действителни собственици;
Приложение № 3 – Декларация за произход на средства;
Приложение № 4 – Декларация за видна политическа личност;
Приложение № 5 – Декларация за липса на наложени санкции;
Цитираните по-горе приложения могат да Ви бъдат изпратени от нашия KYC експерт, при поискване.
